Qu’est-ce qu’un Forum multipartite selon le Partenariat pour un gouvernement ouvert ?

Cet article est issu du guide « Multistakeholder Forum Handbook » de l’Open governement partnership. Vous pouvez le télécharger en intégralité ici. https://www.opengovpartnership.org/wp-content/uploads/2001/01/Multistakeholder%20Forum%20Handbook.pdf

La participation de la société civile et du gouvernement est essentielle au succès du Partenariat pour un gouvernement ouvert, l’ensemble des pays participants à l’Open Government Partnership (ci-après OGP) se sont donc engagés à développer leurs Plans d’action nationaux en s’appuyant sur un processus multipartite. Ce processus multipartite prend la forme d’un Forum regroupant des citoyens, des membres de la société civile, l’administration, et plus largement les institutions publiques. La constitution du Forum multipartite est une étape primordiale car cela influencera le modèle et les pratiques de gouvernement ouvert.

Les standards de l’OGP demandent aux pays d’« identifier un Forum (existant ou nouveau) pour permettre une consultation régulière sur la mise en œuvre de l’OGP ». Actuellement, la majorité des pays membres remplissent cette obligation.

Une étude des différentes formes que peut prendre ce Forum au sein des autres pays permet d’identifier plusieurs conditions de réussite de celui-ci. Ainsi, les Forums comprenant une participation d’acteurs au profil varié et complémentaire garantit une véritable pluralité pour permettre une vraie collaboration selon les critères fixés par l’OGP. Si des critères communs existent, une marge de manœuvre est laissée à chaque pays pour apprécier le format en fonction des spécificités nationales. Une enquête menée par l’unité de soutien de l’OGP auprès des pays membres, des membres d’organisations de la société civile (ci-après OSC) et des chercheurs de l’Independent Reporting Mechanism (ci-après IRM) a révélé que la plupart des Forums se concentrent sur le suivi et l’amélioration des engagements du Plan d’action national. 

Principales fonctions du Forum :

Participer à l’élaboration du Plan à venir,

Délibérer sur la façon d’améliorer la mise en œuvre du Plan,

Évaluer le respect des engagements du Plan,

Impliquer d’autres acteurs dans les activités du gouvernement ouvert,

Informer les participants de la mise en œuvre du Plan par le gouvernement,

Intégrer de nouvelles stratégies de gouvernement ouvert au Plan existant

Mieux coordonner les efforts transversaux en vue de l’ouverture, au-delà du Plan,

Être le principal lieu de prise de décision pour les activités OGP, 

Se conformer aux standards OGP,

Mettre à l’essai des mesures du gouvernement ouvert.       

Le cycle de vie du Forum comporte trois phases :

Création du Forum et recrutement des participants,

Gestion des activités courantes du Forum,

Participation à l’élaboration du Plan d’action national.

Phase 1 – Création du Forum et recrutement des participants

L’unité de soutien international de l’OGP insiste sur la préparation à la création du Forum afin d’éviter tout risque déceptif. Ainsi, il recommande une transmission d’informations à la société civile, une communication sur les activités en cours, et un appui politique clairement énoncés pour débuter les travaux de création du Forum. Concrètement, cette étape peut se traduire par la mise en place d’un accord sommaire sur les objectifs d’un Forum, ses ressources, ses caractéristiques générales et le processus de sa création.

Recommandations internationales pour la création et le fonctionnement d’un Forum : Assurer un soutien politique suffisant,Mobiliser et faire participer les dirigeants à l’intérieur et à l’extérieur du gouvernement,Examiner le cadre juridique existant,Convenir des caractéristiques du Forum,Établir un calendrier pour la création du Forum.

Définir les parties prenantes : un travail préalable réalisé garantissant une création plus efficace du Forum

Objectif : La conception du Forum doit être le fruit d’une co-création entre gouvernement et société civile. Un examen préalable permettant d’identifier qui représentera le gouvernement, les organisations de la société civile et d’autres parties prenantes doit être réalisé avant la création du Forum.

Règles : Il est recommandé de procéder à une identification d’acteurs bénéficiant d’un haut niveau de représentation pour permettre une mise en place du Forum effective. Cette étape préalable de pré identification permet aussi de recenser les commentaires et observations de l’ensemble des parties prenantes (société civile et administration) avant la création du Forum, garantissant ainsi une mise en place plus solide et consensuelle.

Les règles du Forum : une importante marge de manœuvre laissée aux pays membres à l’étape de la création

Objectifs : Il n’y a pas de cadre requis pour la mise en place du Forum, mais des directives générales suggèrent des règles pour : la désignation des représentants, les exigences de responsabilité publique, la collaboration et le partage des responsabilités entre le gouvernement et la société civile.

Règles : Dans la plupart des pays, une fois les membres participants à la création du Forum identifiés, un premier travail est réalisé pour définir les objectifs et les actions du gouvernement ouvert afin de s’assurer d’une définition et ambition communes. Il est notamment souhaitable que les partenaires puissent être réellement co-créateurs du Forum afin de travailler ensemble à la réalisation du programme de gouvernement ouvert.

La possibilité d’intégrer au fil de l’eau de nouveaux partenaires doit rester ouverte. Il est également possible de mettre en place un système de rotation pour garantir une représentation qui soit plurielle.

Phase 2 : Gestion des activités courantes du Forum

Objectifs : A l’issue de la création du Forum, les participants doivent veiller à ce que ses travaux se poursuivent de manière régulière et soutenue. Cela exige de toutes les parties qu’elles s’engagent et qu’elles  communiquent les actions réalisées en matière de transparence, participation et redevabilité, les trois valeurs du Gouvernement ouvert. Le format des communications doit être accessible pour les parties prenantes du Forum.

Règles de fonctionnement :

Fréquence des rencontres : les réunions du Forum doivent trouver un point d’équilibre entre une exigence d’efficacité et de temps laissé aux parties prenantes pour réaliser leurs objectifs. Il est important de noter que le la période d’élaboration du Plan d’action constitue un moment particulier nécessitant une augmentation des fréquences de rencontre.

Transparence des rencontres : si ces réunions se tiennent entre les différentes parties prenantes, et ne sont pas toutes accessibles en temps réel aux citoyens, ils convient de mettre en place des procès-verbaux, ordres du jour, qui eux sont communicables.

Prise de décisions et consultations : le Forum est un espace de prise de décisions et/ou de consultation. Il est important de noter que la plupart des pays optent pour l’une ou l’autre option. En cas d’organe décisionnaire, il est requis que les règles pour prendre des décisions soient établies à l’avance.

Communication entre les parties prenantes : tout au long du processus, la communication doit être double : tournée à la fois vers les membres du Forum et le public. Cette communication peut être adaptée en fonction du destinataire. Autrement dit, une communication plus dense peut être effectuée à l’attention des parties prenantes, et une communication plus synthétique mais transparente peut être réalisée à l’attention du grand public.  

Parallèlement au travail de création du Forum, il est important de s’assurer qu’il y a un engagement des parties pour l’amélioration du dispositif. Structure mouvante et adaptable le Forum n’est pas figé et doit se faire le réceptacle des interactions avec la société civile. Cet objectif peut être atteint en évaluant, par exemple, les activités du Forum tous les six mois.

Exemples de règles établies au sein du Forum :

Le Forum doit être solidement établi, mais aussi suffisamment souple pour s’adapter aux changements de gouvernement et de société civile. Pour se préparer au changement, les membres de l’instance peuvent : Documenter les réunions du Forum et d’autres activités,Nommer un coprésident et des suppléants en cas d’absence,Établir une politique de rotation qui développe les compétences de tous les participants,Adopter un plan de relève pour le président, le coprésident et le secrétariat,Préparer du matériel d’initiation pour les nouveaux arrivants,Établir de multiples liens avec agents publics qui facilitent la circulation de l’information en ce qui a trait à la mise en œuvre du Plan.

Phase 3. Participation à l’élaboration du Plan d’action national

Une fois le Forum constitué, les travaux se dirigent principalement sur le Plan d’action national que ce soit pour son élaboration ou son exécution.

Objectifs : Le Forum joue également un rôle important dans le suivi de la mise en œuvre du Plan : s’assurer qu’il y a suffisamment de documentation, que les ressources sont suffisantes, etc. Les membres du Forum peuvent également servir de facilitateurs, pour mettre en relation les partenaires de la société civile entre eux et les chercheurs nombreux à travailler sur ce sujet.

Règles de fonctionnement :

Intégration de nouveaux membres : lors du choix des parties prenantes, il est crucial de prévoir la possibilité d’intégration de nouveaux membres ou un système de rotation garantissant une bonne représentativité.

Dans certains pays, les Organisations de la société civile (OSC) au sein du Forum peuvent constituer un grand groupe. Pour faciliter le dialogue avec le gouvernement, le groupe des OSC choisit une organisation chef de file pour agir à titre d’intermédiaire.

Inspirations internationales

Aux Pays-Bas, un petit Forum qui collabore avec un large réseau

Aux Pays-Bas, le Ministère de l’intérieur et des relations avec le Royaume (BZK) coordonne la création du Plan d’action national pour un gouvernement ouvert. L’objectif du Forum multipartite est de créer un vaste réseau sur le gouvernement ouvert, d’établir des liens entre les activités qui ont lieu à différents niveaux de gouvernement.

Pour ce faire, il a pour mission de : Réfléchir et donner des conseils sur l’élaboration, la mise en œuvre et les évaluations du Plan d’action pour un gouvernement ouvert 2018-2020 et 2020-2022,Mettre à disposition des réseaux et des connaissances pour le Plan d’action pour un gouvernement ouvert.

Les membres du Forum multipartites sont issus soit du gouvernement (gouvernement, provinces et municipalités), d’université, et d’organisations de la société civile.

La présidence est assurée par le Ministère de l’intérieur et des relations avec le Royaume (BZK). Les membres du Forum déterminent collectivement la manière dont il fonctionne. Le Forum est appelé le « Point d’apprentissage et d’expertise pour un gouvernement ouvert » (LEOO). Il est impliqué dans le partage des connaissances, l’évaluation, l’organisation et la communication du gouvernement ouvert. Ce forum interagit avec un large réseau « gouvernement ouvert » ouvert au plus grand nombre.

StakeholderForum – Expertisepunt Open Overheid (open-overheid.nl)

En Espagne, un large réseau à échelles diverses

Le Foro de Gobierno Abierto est un espace de participation et de dialogue permanent entre les administrations publiques (étatiques, régionales et locales) et les représentants de la société civile, dont l’objectif est de renforcer la collaboration, la transparence, la participation et la redevabilité. Les administrations publiques et la société civile y participent de manière paritaire.

Il a été créé par ordonnance en 2016. Celle-ci détaille son organisation et ses fonctions.

Le Forum a pour mission de : Concevoir et suivre les Plans d’action pour un gouvernement ouvert,Organiser la Semaine de l’administration ouverte,Adopter le document de « Position commune des administrations publiques espagnoles sur la participation citoyenne », qui a été transmis au Comité Europe avec les citoyens de l’UE.

Le Forum comprend 42 membres.

Au Portugal, le réseau national pour l’administration ouverte

Le Forum multipartite a été créé par l’Agence de modernisation administrative en 2018 en créant le « Réseau national pour l’administration ouverte », afin d’élaborer, de coordonner, d’exécuter et de superviser le Plan d’action national.

Ce Forum multipartite est composé des entités suivantes : le domaine de gouvernance de la présidence et de la modernisation administrative, l’administration fiscale et douanière, le Défenseur des droits portugais, la Commission d’accès aux documents administratifs, le Conseil des recteurs des universités portugaises, l’association nationale des jeunes entrepreneurs, l’association nationale des municipalités portugaises, la plateforme des associations de la société civile, et Transparency International Portugal.

En Estonie, la « table ronde » de la société civile

La société civile en Estonie a été le principal moteur de l’adhésion du pays à l’OGP. Un organisme indépendant de coordination de la société civile, la « Table ronde de la société civile » a été formé pour lancer le processus d’adhésion à l’OGP et soutenir la rédaction du Plan d’action national. Les membres de cet organisme sont des bénévoles de la société civile.

Les missions de ce Forum multipartite sont : Veiller à la mise en œuvre du Plan, Elaborer de nouvelles propositions pour faire progresser l’ouverture du gouvernement,Diffuser des informations sur le gouvernement ouvert et les résultats obtenus dans le cadre de l’exécution du Plan d’action.

Depuis sa création, le Forum multipartite estonien a pris de l’ampleur. Il a publié un document normatif comprenant la création d’un réseau OGP qui « est ouvert à toutes les organisations non gouvernementales et aux individus qui reconnaissent les objectifs et le fonctionnement du réseau ».

Au Sierra Leone, le Forum OGP établit des partenariats

Les relations entre le gouvernement et la société civile en Sierra Leone étaient caractérisées par la méfiance. Une décision clé a été d’établir, par décret, un comité directeur national OGP. Au début, le gouvernement n’a invité que dix organisations de la société civile. S’étant considérablement élargi depuis sa création, le comité directeur compte aujourd’hui 17 représentants du gouvernement et 17 représentants de la société civile. Le président est un membre de la société civile

Au Pérou : une commission multisectorielle

Le Forum multipartite péruvien se nomme la « Commission multisectorielle permanente de suivi de la mise en œuvre du Plan d’action national OGP (Comisión Multisectorial de Naturaleza Permanente para el Seguimiento de la Implementación del Plan de Gobierno Abierto) ». Il a été créé en 2013 par voie de décret.

Le Forum se compose de : Un secrétariat général de la présidence comptant un représentant de la présidence du Cabinet, un représentant proposé par le Bureau de l’administration en ligne, un représentant du Ministère des affaires étrangères, un représentant du Ministère de la justice et des droits de l’homme, et un représentant de l’appareil judiciaire, Un représentant des chambres de commerce,Trois représentants de la société civile.Des membres observateurs issus dubureau de la défense du peuple, de la commission de haut niveau sur la lutte contre la corruption et du contrôleur général de la République.

Au Brésil, les ministères coordonnent le gouvernement ouvert

Le Forum multipartite au Brésil est organisé au sein du Comité interministériel du gouvernement ouvert (CIGA), présidé par le Bureau civil du Président (Casa Civil da Presidência). Le Comité comprend 18 ministères et deux sous-comités. Le comité dirigé par le contrôleur général du Brésil : il comprend sept ministères et fonctionne comme mécanisme de coordination pour la mise en œuvre du Plan d’action national. Un comité ad hoc comptant dix organisations de la société avec pour mission de veiller la mise en œuvre du Plan et de travailler avec le groupe exécutif du Comité pour améliorer le processus OGP dans le pays.

En Géorgie, le Forum du gouvernement ouvert

Le Forum multipartite en Géorgie se nomme le « Forum du gouvernement ouvert ». Il a été créé par le Le Ministère de la justice. Sont associés des représentants de la société civile, du Gouvernement et d’organisations internationales. Il peut faire appel à des experts externes pour participer aux discussions.

Le « Forum du gouvernement ouvert » est présidé par deux Présidents, l’un du gouvernement et l’autre de la société civile. Ils sont élus à la majorité des voix et restent à ce poste pendant la mise en œuvre du Plan d’action national. Le Secrétariat du Forum est chargé de convoquer les réunions, de définir l’ordre du jour, de préparer les procès-verbaux de la réunion et de préparer les rapports sur les activités deux fois par an.

Les règles du Forum stipulent que les calendriers des réunions doivent être rédigés et publiés en ligne, que les membres doivent être informés de l’ordre du jour de la réunion par courrier électronique et que le procès-verbal doit être affiché sur la page Web du Forum.